Hva gjør du når gjestelisten endrer seg?

Scenario 1: Gjestelisten øker

Hvis flere takker ja enn du hadde regnet med, må du først finne ut hvor mange ekstra bord du trenger. Bruk reserveplasskalkulatoren: Legg inn forventede gjester, en reserveprosent (for eksempel 10 %) og plasser per bord. Kalkulatoren viser totalt antall bord inkludert reserve.

For Marte og Anders betydde de to ekstra tantene at de trengte ett bord til, men de hadde allerede satt av et reservebord. Dermed var det bare å flytte reservebordet inn i planen. Hvis du ikke har reservebord, må du sjekke om lokalet har plass til et ekstra bord, og eventuelt omfordele soner.

Når du legger til gjester, prøv å plassere dem i soner der de hører hjemme. Hvis de ikke passer inn i noen eksisterende sone, kan du opprette en ny liten sone eller sette dem ved et blandingsbord.

Scenario 2: Gjestelisten reduseres

Når antall gjester synker, kan du stå igjen med for mange bord. Det kan føre til tomme plasser som ser triste ut. Løsningen er å fjerne hele bord i stedet for å spre de gjenværende gjestene over flere bord.

For Anders' kolleger som meldte avbud, mistet de en hel sone på fem personer. Marte og Anders valgte å fjerne bordet som var satt av til kollegene, og fordelte de to kollegene som fortsatt kom, til fellesvenn-sonen. Dette ga et mer kompakt arrangement.

Når du fjerner et bord, husk å oppdatere soneplanen. Hvis en sone mister mange, kan det være lurt å slå den sammen med en annen. Bruk sonekalkulatoren for å se hvordan fordelingen blir.

Scenario 3: Gjester byttes ut

Noen ganger erstatter du en gjest med en annen – for eksempel når en venn ikke kan komme, og du inviterer en annen i stedet. Totalantallet forblir det samme, men den nye gjesten kan ha andre relasjoner.

I slike tilfeller er det ofte enklest å sette den nye gjesten på samme plass som den gamle, spesielt hvis vedkommende kjenner noen ved bordet. Hvis ikke, bør du vurdere å flytte den nye til en sone der han eller hun passer bedre.

Marte og Anders opplevde at en venn av Anders ble byttet ut med en venninne av Marte. Venninnen kjente flere ved fellesvenn-bordet, så de flyttet henne dit og satte den opprinnelige vennen ved et annet bord. Dette krevde bare små justeringer.

Bruk av reserveplasser for fleksibilitet

Reserveplasser er din beste forsikring mot endringer. Ved å legge inn en reserveprosent i reserveplasskalkulatoren, får du et antall bord som inkluderer ledig kapasitet. En reserve på 10–15 % er vanlig.

Reserveplassene kan være tomme stoler ved eksisterende bord eller et helt ekstra bord. Tomme stoler ved bordene er mindre synlige enn et tomt bord, men et ekstra bord gir mer fleksibilitet hvis du får mange nye gjester.

Husk at reserveplasser koster penger – både for mat og dekketøy. Vurder hvor mye du har råd til å ha i reserve. For Marte og Anders var ett reservebord nok til å håndtere de fleste endringer.

Tips for en fleksibel plan

Start planleggingen med en soneplan, ikke en detaljert bordplan. Soner er lettere å justere. Når du har en stabil gjesteliste, kan du gå ned på enkeltplasser.

Hold alltid en oppdatert liste over gjester med kontaktopplysninger. Da kan du raskt nå dem hvis du må gjøre endringer i siste liten.

Ikke vær redd for å ta kontakt med lokalet og spørre om de kan sette inn eller fjerne bord på kort varsel. Mange lokaler er vant til slike endringer.

• Bruk soneplan som utgangspunkt.
• Sett av 1–2 reserveplasser per bord eller et helt reservebord.
• Oppdater gjestelisten kontinuerlig.